Mr. Elmer Holmes, President
Holmes Travel Agency
street address
city, state ZIP

Dear Mr. Holmes,

This letter is to confirm my phone call this afternoon in which I requested that my wife's reservation and mine for the tour to Hawaii scheduled to depart December 20 be cancelled.
I am enclosing a letter from Dr. Robinson which explains the nature of my wife's sudden illness and the need for prompt surgery.
We had looked forward to this vacation, and are disappointed that we won't be able to go at this time. We hope to re-schedule the trip as soon as possible after her convalescene.
Meanwhile, with the prospect of sizable medical bills looming. I would appreciate a prompt refund of the amount we prepaid to your agency.
I regret the inconvenience this unavoidable cancellation has caused you.

Yours truly,

Bài dịch mang tính tham khảo

Ông Elmer Holmes giám đốc
Cơ sở Holmes Travel
địa chỉ đường phố
Mã số thành phố, bang

Ông Holmes thân mến,

Lá thứ này để xác nhận cú điện thoại của tôi lúc trưa nay mà tôi đã yêu cầu rằng việc giữ phòng trước cho vợ tôi và tôi trong chuyến đi Hawaii được dự định khởi hành ngày 20/12 bị huỷ bỏ.
Tôi gửi kèm theo lá thư của bác sĩ Robinson, nó sẽ giải thích tình trạng bất thình lình của vợ tôi và cần phải giải phẩu ngay.
Chúng tôi đã hân hoan chờ đợi chuyến nghỉ hè này, và thất vọng là chúng tôi không thể đi được vào lúc này. Chúng tôi hy vọng sẽ ấn định lại thời gian cho chuyến đi càng sớm càng tốt sau kỳ dưỡng bệnh của vợ tôi.
Trong khi đó, với viễn cảnh những hoá đơn thanh toán tiền điều trị to lớn đang lù lù hiện ra, tôi sẽ lấy cảm kích việc hoàn lại ngay số tiền mà chúng tôi đã trả trước cho cơ sở của ông.
Tôi rất tiếc vì phải ngưng việc đặt phòng trước không thể tránh khỏi này, và đã gây nhiều phiền toái cho ông.

Chân thành,